Краткое описание бизнес-процесса

Между Заказчиком (оператором инфраструктуры порта, принципалом) и Агентом (оператором сервиса, ООО «Конверста») заключается агентский договор.

Для получения доступа к использованию транспортной инфраструктуры Заказчика, контрагент (заказчик Заказчика) должен заключить договор оказания услуг на использование инфраструктуры Заказчика через Агента. Договор регулирует взаимоотношения сторон, связанных с использованием объектов инфраструктуры Заказчика.

Для заключения договора контрагент (представитель контрагента – далее «Пользователь») самостоятельно регистрирует личный кабинет (учетную запись) на Сервисе (в качестве логина используется адрес электронной почты или номер мобильного телефона пользователя). Далее пользователь заполняет необходимые поля на вкладке «Организация» личного кабинета и прикладывает скан-копии или электронные версии необходимых дополнительных документов.

После чего на вкладке «Договор» автоматически формируется текст договора, который пользователь должен подписать усиленной электронной подписью организации. Договор формируется текущей датой и действует до конца текущего года.

В этот момент ответственному сотруднику Заказчика Сервис отправляет по электронной почте сообщение о необходимости подтвердить или запретить возможность подписания договора. Сотрудник Заказчика проверяет реквизиты организации, договор, приложенные к нему документы. При этом сотрудник Заказчика может указать, использование инфраструктуры какими видами транспорта тарифицируется по данному договору. После чего сотрудник изменяет статус договора на «Подтвержден» или «Отклонен» (с указанием причины отклонения).

Если договор подтвержден Заказчиком, сервис отправляет уведомление по электронной почте ответственному сотруднику Агента о том, что договор с данным контрагентом можно подписать. Сотрудник Агента подписывает договор усиленной электронной подписью Агента. Договор переходит в статус «Действует».

За один календарный месяц до окончания срока действия договора в Сервисе автоматически появляется функция продления договора, аналогичная описанной выше. Однако новый договор формируется с 1 января следующего года и действует до конца следующего года.

Когда договор переходит в статус «Действует» у пользователя появляется возможность управлять списком доверенных пользователей своей организации. Доверенный пользователь получает возможность просматривать данные по своей организации (реквизиты, баланс, поступления и списания денежных средств), оформлять счета на оплату, управлять списком доверенных пользователей своей организации.

При оформлении заявки на пропуск в зависимости от выбранного вида пропуска (разовый/постоянный), цели посещения, длительности пропуска, количества и типа транспортных средств в заявке сервис производит предварительный расчет стоимости услуг по каждой заявке и отображает ее на экране в форме оформления новой заявки перед кнопкой «Получить заявку».

В зависимости от данных в заявке применяется одна из следующих схем тарифов:

• Бесплатный тариф – применяется если (любое из условий):

В заявке выбрана цель с пометкой «не тарифицируется» o Заявка оформлена организацией из заданного перечня (список ИНН) o Заявителем выступает физическое лицо (выбран соответствующий субъект права) o Заявителем выступает произвольный (не доверенный) пользователь o Заявка оформлена на пешеходный пропуск

• Базовый тариф – применяется для всех остальных случаев для всех организаций.

Все тарифы имеют дату начала и дату окончания действия (либо могут быть бессрочными). В Сервисе не могут присутствовать тарифы для одинакового срока пропуска с пересекающимися датами действия.

Тариф применяется на дату начала действия пропуска. Если на дату подачи заявки новые тарифы еще не введены в сервис, то стоимость заявки будет указываться по текущим (старым) тарифам. Однако после занесения в сервис информации по новым тарифам сумма по заявке будет автоматически пересчитана (если заявка еще не переведена в статус «Пропуска готовы к выдаче», так как после перевода заявки в данный статус сумма по заявке фиксируется и более не пересчитывается, даже если после этого в сервис были занесены новые тарифы).

После подачи заявки заявитель (доверенный пользователь) может оплатить указанную в заявке или произвольную сумму выписав в сервисе счет для оплаты от юридического лица, либо произведя оплату банковской картой посредством интернет-эквайринга сервиса. Произведенная контрагентом оплата поступает на специальный расчетный счет Агента. Каждые 10 минут Сервис автоматически проверяет поступившие платежи на банковский счет Агента (при оплате по счету) и зачисляет средства на баланс контрагента в Сервисе. В случае платежа банковской картой средства на баланс зачисляются мгновенно. По факту зачисления платежа в Сервисе автоматически формируется счет-фактура на аванс.

Сервис блокирует передачу заявки в Систему контроля и управления доступом (СКУД) Заказчика если на балансе контрагента не зачислена сумма, достаточная для оплаты услуг по данной заявке. Ожидание оплаты не блокирует процесс согласования заявки внутри подразделений Заказчика или с государственными контролирующими органами.

Если по каким-то причинам оплаченная заявка не будет согласована (полностью или частично), то сумма денег, перечисленная по данной заявке, остается на балансе контрагента и может быть использована контрагентом для оплаты последующих заявок (или возвращена контрагенту по его заявлению).

Ежедневно в Сервисе для каждого контрагента при наличии заявок, переведенных в статус «Пропуска готовы к выдаче» формируется Универсальный передаточный документ (УПД), представляющий собой счет-фактуру и акт оказанных услуг. Все первичные документы доступны для скачивания (в виде скан-копий) в личном кабинете сервиса, а также подписываются электронной подписью и передаются контрагентам через систему электронного документооборота (СЭД) Контур.Диадок (в том числе в другие СЭД через роуминг).

Ежемесячно Агент перечисляет Заказчику единым платежом сумму, полученную от контрагентов. При этом в сервисе автоматически формируется и предоставляется Заказчику подробный отчет с указанием номеров заявок, количества и типов пропусков и стоимости услуг за их оформление (по тарифам Заказчика).

Диаграмма последовательности формирования документов приведена на следующем рисунке:

Бесплатный тариф – применяется если (любое из условий):
- В заявке выбрана цель с пометкой «не тарифицируется»
- Заявка оформлена организацией из заданного перечня (список ИНН)
- Заявителем выступает физическое лицо (выбран соответствующий субъект права)
- Заявителем выступает произвольный (не доверенный) пользователь
- Заявка оформлена на пешеходный пропуск
Базовый тариф – применяется для всех остальных случаев для всех организаций.

Диаграмма последовательности формирования документов приведена на следующем рисунке: