Цифровые технологии для логистики

Сервис по электронному оформлению заявок на пропуск на объекты транспортной инфраструктуры
Руководство пользователя


Выберите терминал:  МПСПКТСППНТББТТМРП

Заполнение формы заявки

Типы внешних пользователей сервиса

Пользователи, подающие заявки на пропуск через сервис, бывают двух типов:

  1. Произвольные
  2. Доверенные

Личные кабинеты произвольным пользователям регистрируются самими пользователями и привязываются к адресу электронной почты или номеру мобильного телефона. Пользователь в своем личном кабинете может самостоятельно указывать наименование и ИНН организации и изменять их.

Личные кабинеты доверенным пользователям регистрируются в сервисе сотрудниками оператора морского порта (МПСПКТСП). За каждым доверенным пользователем закрепляется определенная организация (наименование и ИНН организации). Доверенный пользователь должен входить в свой личный кабинет только с заданного адреса электронной почты или мобильного телефона (см. Вход в личный кабинет) и не может в своем личном кабинете изменять данные закрепленной за ним организации.

За одним доверенным пользователем может быть закреплена только одна организация. У одной организации может быть несколько доверенных пользователей.

От типа пользователя зависит дальнейшая логика работы сервиса в части оформления заявок на пропуск.

Форма заявки

Ввод заявок на пропуск осуществляется пользователем через специальную форму, разделенную на несколько секций:

Все секции размещены последовательно на одной странице друг под другом. Форма имеет адаптивный дизайн для удобной работы на различных устройствах (компьютеры, планшеты, смартфоны).

Секция «Заявитель»

В данной секции заполняется информация по заявителю. Заявителем может выступать юридическое лицо (ЮЛ), индивидуальный предприниматель (ИП) или физическое лицо (ФЛ). Субъект права заявителя выбирается из списка в соответствующем поле – «Субъект права».

Примечание: Физическое лицо выступает заявителем в крайне редких случаях (обычно только при трудоустройстве). В большинстве случаев в качестве субъекта права заявителя следует выбирать ЮЛ или ИП.

Для некоторых особых юридических лиц могут существовать отдельные значения субъекта права, например, для государственных контролирующих органов (ГКО) или для сотрудников оператора морского порта (ОМП), в адрес которого оформляется заявка.

Для доверенных пользователей некоторые или все поля данной секции заполняются автоматически и недоступны для редактирования.

Произвольным пользователям нужно заполнить все поля секции «Заявитель».

Для удобства пользователя при вводе информации в поле «Наименование организации» или «ИНН» под соответствующим полем выводится выпадающий список с подсказками, отфильтрованный по введенным символам. Если по каким-то причинам нужная организация отсутствует в выпадающем списке, то ее можно ввести в поле вручную.

При выборе подсказки из списка автоматически заполнятся следующие поля (в случае наличия полной информации в базе данных):

Контактный телефон заявителя (ЮЛ, ИП или ФЛ) пользователю нужно ввести самостоятельно.

Примечание: Для юридических лиц следует указывать телефон организации, а не мобильный телефон сотрудника, оформляющего заявку.

Для поиска организации только в Северо-Западном федеральном округе нужно нажать на ссылку «Северо-Западный ФО», расположенную под полем «Наименование организации». Чтобы снять данное территориальное ограничение нужно нажать на ссылку «Без ограничений».

Сервис не позволяет произвольным заявителям оформлять заявки от имени организации, для которой зарегистрирован хотя бы один личный кабинет доверенного пользователя. В этом случае при выборе такой организации над полем «Наименование организации» появится специальный значок с предупреждающим сообщением.

После заполнения заявки последние введенные данные в секции «Заявитель» сохраняются в личном кабинете заявителя и подставляются в новую форму по умолчанию. Соответственно, повторно вводить данные в секции «Заявитель» не нужно.

Примечание: Если заявитель является сотрудником оператора морского порта и авторизуется с использованием корпоративного адреса электронной почты (сервис определяет принадлежность заявителя к сотрудникам ОМП по доменному имени электронной почты), то для таких пользователей все поля в секции заявителя очищаются каждый раз при создании новой заявки, т.к. представители ОМП могут самостоятельно оформлять заявки от имени сторонних организаций.

Секция «Пропуск»

В данной секции формы задаются параметры пропуска.

В поле «Вид пропуска» необходимо выбрать одно из следующих значений:

Для разовых пропусков можно установить только дату начала действия пропуска. Дата окончания действия пропуска устанавливается автоматически в то же значение.

Для постоянных пропусков можно установить дату начала и окончания действия пропуска. При этом срок действия пропуска не может быть меньше двух дней.

Для разовых и постоянных пропусков можно установить дату начала и окончания действия пропуска. При этом для разовых пропусков дату окончания действия пропуска можно установить в пределах трех суток с даты начала действия пропуска. Для постоянных пропусков срок действия пропуска не может быть меньше двух дней.

Заявки на пропуск можно оформить на текущую дату в случае оформления заявки до 12:00 по московскому времени. После указанного времени дату начала действия пропуска можно установить не ранее, чем следующий день.

Заявки на пропуск можно оформить на текущую дату в случае оформления заявки до 16:00 по московскому времени. После указанного времени дату начала действия пропуска можно установить не ранее, чем следующий день.

Заявки на пропуск можно оформить на заврашний день в случае оформления заявки до 12:00 по московскому времени. После указанного времени дату начала действия пропуска можно установить не ранее, чем на послезавтра.

В поле «Цель пребывания» нужно выбрать цель из списка, а в поле «Цель пребывания (подробно)» ввести подробное описание цели.

Примечание: Для посещения Здания управления (если выбрано значение «Посещение здания управления») для разовых пропусков согласующее подразделение нужно выбирать всем пользователям (в том числе доверенным). Для постоянных пропусков нужное подразделение устанавливается автоматически. Согласование заявок в Здание управления производится только ответственным сотрудником выбранного подразделения, после чего заявка сразу же переводится в статус «Пропуска готовы к выдаче».

В поле «Территория посещения» необходимо выбрать хотя бы одну территорию посещения. Выбор территории посещения зависит от типа пропуска (разовый/постоянный). Для постоянных пропусков можно выбрать 1-й и 2-й район порта одновременно. Для разовых пропусков – только один из районов.

Для произвольных заявителей в выпадающем списке «Подразделение» нужно выбрать подразделение, в адрес которого оформляется заявка на пропуск. Для доверенных пользователей подразделение выбирать не нужно.

Тип пропуска (автомобильный/пешеходный) в форме также не отображается и определяется автоматически на основании данных о транспортных средствах посетителей (см. ниже) для указания в печатной форме заявки.

Пример заполнения параметров секции «Пропуск» для вывоза контейнера с терминала A2:
Цель посещения — Ввоз/вывоз груза
Территория посещения — 2-й район порта
Подразделение — Коммерческая дирекция
Цель посещения (подробно) — Вывоз контейнера MAEU1234567 с терминала А2

Для некоторых целей посещения автоматически устанавливается признак захода на борт судна. Для заявок на разовые пропуска нужно обязательно указывать наименование судна, флаг судна и причал. Для заявок на постоянные пропуска судно указывается при необходимости. Для добавления судна нужно нажать на кнопку «Добавить судно».

Секция «Посетители»

В третьей секции формы вводятся данные по посетителям и транспортным средствам.

Все поля данной секции заполняются в соответствии с документами, удостоверяющие личность посетителей (физических лиц). Отчество посетителя указывается при его наличии.

Примечание: Если в серии паспорта для иностранных граждан имеются буквы, они должны вводиться латиницей (в англоязычной раскладке клавиатуры).

Если на данного посетителя ранее уже оформлялись заявки, то при вводе фамилии посетителя сервис предлагает выбрать введенного ранее посетителя из списка (список фильтруется по мере ввода текста). В этом случае все остальные поля заполняются автоматически.

Если заявки ранее не оформлялись, то при вводе фамилии, имени и отчества появляются подсказки для более быстрого заполнения этих полей.

При подаче заявки на пропуск сервис производит следующие проверки правильности заполнения данных по посетителям и не позволяет оформить заявку в следующих случаях:

Если посетитель работает в организации, отличной от указанной в секции «Заявитель», то нужно указать данную организацию в поле «Наименование организации» (и ИНН при наличии) в секции «Посетители» у конкретного посетителя.

Загрузка посетителей из файла Microsoft Office Excel

Для удобства ввода больших списков посетителей и транспортных средств можно воспользоваться загрузкой данных из файла Microsoft Office Excel. Для этого нужно скачать шаблон файла для скачивания (доступен по ссылке «скачайте шаблон» в верхней части секции «Посетители»), заполнить данные, и в сервисе нажать на кнопку «Загрузить файл».

В появившемся диалоговом окне нужно выбрать заполненный файл для загрузки и нажать на кнопку «Открыть». В зависимости от величины файла для загрузки данных может потребоваться от долей секунд до нескольких минут. В процессе загрузки данных кнопка «Загрузить файл» будет заблокирована.

Примечание: В файле Excel можно внести несколько транспортных средств для одного водителя. Для этого нужно продублировать строку с водителем, и в скопированной строке указать новое транспортное средство.

По окончании загрузки в нижней части экрана появится сообщение «Данные успешно загружены».

Если в данных в загружаемом файле обнаружены какие-то ошибки, то по окончании загрузки в нижней части экрана появится сообщение с описанием ошибки. В данном случае требуется дополнительная проверка загруженных данных пользователем.

Скан-копии документов для иностранных граждан

К заявке для иностранных граждан необходимо прикреплять следующие документы (в зависимости от их гражданства):

В одной заявке можно оформлять посетителей только с одинаковым гражданством. Если в поле «Гражданство» для посетителей выбрано не российское гражданство, то в нижней части секции для каждого посетителя появляется раздел «Документы», в котором нужно загрузить скан-копии необходимых документов для выбранного гражданства (в данном разделе отображаются только необходимые документы для указанного гражданства).

Для загрузки скан-копии документа нужно кликнуть на название соответствующего документа в разделе «Документы», а затем перетащить в появившуюся прямоугольную область загрузки нужный файл или выбрать файл через диалоговое окно, щелкнув мышкой внутри области загрузки.

Допустимые расширения файлов: png, jpg, jpeg, gif, bmp, webp. Размер каждого файла не должен превышать 2 МБ. Теоретически можно загружать по несколько файлов каждого типа документов, но по факту достаточно одной скан-копии для каждого документа, за исключением патента на работу – для него нужно приложить минимум два файла (один для лицевой, второй для оборотной стороны патента.) Каждый документ из списка обязателен для загрузки, кроме отдельных случаев, описанных в примечании к конкретному типу документа:

При успешной загрузке файла фрагмент изображения документа отобразиться в области загрузки.

Чтобы удалить загруженный документ нужно щелкнуть на иконке мусорной картины в правом верхнем углу изображения (появляется при наведении мышкой на изображение).

Ввод информации по транспортным средствам

По умолчанию к посетителю не добавляется ни одного транспортного средства (пешеходный пропуск). Для того, чтобы указать транспортное средство для посетителя под введенными данными этого посетителя нажмите кнопку «Добавить транспорт». Для одного посетителя может быть указано несколько транспортных средств.

Все поля данной секции заполняются в соответствии со свидетельством о регистрации транспортного средства. Для транспортных средств, зарегистрированных в РФ, государственный регистрационный знак вводится кириллицей (русскими буквами) с указанием номера региона.

Если на транспортное средство ранее уже оформлялись заявки, то при вводе государственного регистрационного знака транспортного средства сервис предлагает выбрать введенные ранее транспортные средства из списка (список фильтруется по мере ввода текста). В этом случае все остальные поля заполняются автоматически.

При вводе государственного регистрационного знака ТС или номера прицепа производится проверка правильности введенного номера в соответствии с индексами автомобильных номеров разных стран. В случае соответствия индексу страны в правой части поля выводится флаг этой страны.

Сервис распознает индексы автомобильных номеров следующих стран:

Если подходящий индекс не найден, над полем появится специальный значок (!) с предупреждающим сообщением «Проверьте правильность ввода государственного регистрационного знака». Данное обстоятельство не является блокирующим для подачи заявки, а носит исключительно предупреждающий характер.

Если собственником ТС является сам посетитель (физическое лицо) или организация, в которой работает посетитель (организация-заявитель или иная организация), то для более удобного ввода данных о собственнике можно нажать на соответствующую ссылку, расположенную под полем «Собственник ТС».

В одну заявку можно добавлять несколько посетителей (до 300 человек). Для добавления очередного посетителя нажмите кнопку «Добавить посетителя». Чтобы очистить поля в секциях с данными по посетителю или транспортному средству нажмите на кнопку «Очистить» или «Удалить» напротив соответствующей секции.

Секция «Подача заявки»

В последней четвертой секции располагаются кнопки «Сохранить как черновик» (для сохранения черновика заявки без ее подачи) и «Подать заявку».

В случае сохранения черновика сервис не производит никаких проверок правильности введенных данных. Продолжить редактирование черновика можно в списке заявок, выбрав меню «Продолжить редактирование» у соответствующего черновика заявки.

В момент нажатия на кнопку «Подать заявку» сервис производит проверку правильности введенных данных. В случае обнаружения ошибок сервис перемещает фокус ввода на соответствующее поле с ошибкой и выводит диагностику в соответствующей секции формы или поле.

В последней четвертой секции располагаются кнопки подачи заявки и сохранения черновика. Внешний вид и функционал данной секции отличается для заявок на разовые и постоянные пропуска.

Подача заявки на разовые пропуска

В последней четвертой секции располагаются кнопки подачи заявки и сохранения черновика.

Для подачи заявки на разовый пропуск нужно нажать на кнопку «Подать заявку». При этом сервис производит проверку правильности заполнения полей заявки и при обнаружении ошибок выводит соответствующие сообщения.

Если пользователь нажимает на кнопку «Сохранить черновик», сервис не производит никаких проверок. Заявка создается в статусе «Черновик» без присвоения заявке номера.

После подачи заявки или сохранения черновика пользователь перенаправляется в экран «Заявки на пропуск».

Подача заявки на постоянные пропуска

При подаче заявки на постоянный пропуск заявитель должен ее подписать. Подписать заявку можно двумя способами: либо в электронном виде усиленной электронной подписью, либо заверить бумажную форму заявки подписью руководителя и печатью организации. В последнем случае к электронной версии заявки, формируемой в сервисе, необходимо прикрепить скан-копию подписанной бумажной заявки.

Для подписания заявки электронной подписью нужно нажать на кнопку «Подписать ЭЦП и подать» (далее см. «Подача заявки с использованием электронной подписи»). Для подписания бумажной версии заявки нужно нажать на кнопку «Сформировать заявку» (далее см. «Подача заявки без использования электронной подписи»). В обоих случаях при нажатии на кнопку сервис производит проверку правильности заполнения полей заявки и при обнаружении ошибок выводит соответствующие сообщения.

Если пользователь нажимает на кнопку «Сохранить черновик», сервис не производит никаких проверок. Заявка создается в статусе «Черновик» без присвоения заявке номера. Пользователь перенаправляется в экран «Заявки на пропуск».

Подача заявки с использованием электронной подписи

Если проблем с правильностью заполнения полей не обнаружено, после нажатия на кнопку «Подписать ЭЦП и подать» на экране появляется окно «ЭЦП», на котором расположена ссылка на сформированную печатную форму заявки.

Для подписания заявки электронной подписью нужно выбрать в списке соответствующий сертификат (см. краткое руководство по настройке электронной подписи) и нажать на кнопку «Подписать и отправить».

...

В момент подписания заявки электронной подписью, сервис автоматически проверяет соответствие некоторых реквизитов заявки с реквизитами, указанными в электронной подписи, а именно: ИНН организации, фамилии, имени, отчества и должности руководителя. Если данные не совпадают, то сервис не дает подписать заявку и выводит соответствующее сообщение об ошибке с указанием реквизитов, которые отличаются.

После подписания заявка в зависимости от типа пользователя (произвольный/доверенный) переходит либо в статус «На согласовании начальником отдела», либо в статус «На согласовании отделом пропусков». В экране «Заявки на пропуск» на плашке заявки слева от названия статуса отображается специальный значок, обозначающий, что заявка подписана ЭЦП.

...

Если при подписании заявки электронной подписью возникли какие-то технические проблемы, заявка создается в статусе «Ожидает подписания» (см. ниже), и пользователь перенаправляется в экран «Заявки на пропуск».

Подача заявки без использования электронной подписи

После нажатия на кнопку «Сформировать заявку» создается новая заявка в статусе «Ожидает подписания», и пользователь перенаправляется в экран «Заявки на пропуск».

Примечание: Редактировать заявку в статусе «Ожидает подписания» нельзя. В случае обнаружения пользователем каких-либо ошибок или неточностей, заявку можно только отозвать и создать новую заявку с исправленными данными.

В контекстном меню заявки в статусе «Ожидает подписания» доступны следующие пункты:

  1. Подписать ЭЦП и подать
  2. Распечатать
  3. Приложить скан-копию
  4. Дублировать
  5. Отозвать

Примечание: Если в меню выбрать пункт «Подписать ЭЦП и подать» на экране появляется окно «ЭЦП». Действия пользователя в этом окне аналогичны описанным выше.

Для подачи заявки без использования электронной подписи заявку нужно сначала распечатать (для этого нужно выбрать пункт меню «Распечатать»). Затем распечатанную заявку (последний лист) нужно подписать у руководителя организации, указанного в секции «Заявитель», заверить заявку печатью организации и отсканировать подписанную бумажную форму заявки.

Для загрузки скан-копии бумажной заявки нужно в контекстном меню выбрать пункт «Приложить скан-копию». При этом открывается форма просмотра заявки, в которой фокус автоматически переводится на секцию «Подача заявки».

Щелчком мыши нужно раскрыть секцию «Скан-копия заявки» и в появившуюся область перетащить файл(ы) скан-копии заявки или вставить изображение из буфера обмена (нажатием сочетания клавиш Ctrl+V), либо нажать на ссылку «выберите» и загрузить файлы через диалоговое окно.

Сервис позволяет загружать один или несколько файлов формата pdf или форматов изображений (jpg, png, …). Размер одного файла не должен превышать 20МБ.

Несколько файлов можно загрузить одновременно (групповым перетаскиванием или множественным выбором в диалоговом окне), либо по очереди. В последнем случае для загрузки новых файлов нужно нажать на ссылку «Добавить еще», расположенную в правом верхнем углу секции загрузки.

После перетаскивания (вставки или выбора) файлов, нужно нажать на кнопку «Загрузить файл(ы)», расположенную в нижнем левом углу секции загрузки. После успешной загрузки на месте кнопки появится сообщение «Готово».

Чтобы удалить ошибочно загруженный файл, нужно нажать на пиктограмму крестика, расположенную в верхнем правом углу миниатюры файла.

Для редактирования графического изображения нужно нажать на пиктограмму карандаша, расположенную в нижнем правом углу под миниатюрой файла.

После нажатия на кнопку «Подать без ЭЦП» заявка, в зависимости от типа пользователя (произвольный/доверенный), переходит либо в статус «На согласовании начальником отдела», либо в статус «На согласовании отделом пропусков».

Внимание! При большом количестве посетителей в заявке (от 50 человек) загрузка данных заявки на сервер может занимать до нескольких минут (зависит от производительности вашего компьютера и скорости интернет-соединения).

После оформления заявки происходит переадресация в список заявок, в котором отображаются все оформленные заявки (в случае предварительной авторизации) или только текущая заявка (если пользователь не авторизован).


Связаться с нами

ООО «Конверста»
г. Санкт-Петербург, 199106,
Кожевенная линия, д. 27, к. 1, лит. А
Email: sales@konversta.com
Телефон: +7 (812) 646-54-40



Посмотрите также

Сервис по электронному оформлению заявок на пропуск на объекты транспортной инфраструктуры
Сервис по электронному согласованию заявок на пропуск с ГКО
Сервис по приему платежей за услуги объектов транспортной инфраструктуры